Москва: +7 (499) 703-35-33 доб. 114

Санкт-петербург: +7 (499) 309-52-81 доб. 661

Как правильно заполнять трудовую книжку?

Трудовая книжка – основной документ для каждого работника, в котором указываются сведения о его трудовой деятельности, а также об общем стаже. В том числе, в нее вносят информацию о приеме сотрудника на работу, а также о его увольнении или переводе на другую должность. Как правило, этот документ заводит первый работодатель, затем он хранится на предприятии по основному месту работы.

Как и любой другой официальный документ, трудовую необходимо оформить в соответствии с определенными стандартами. От того, насколько аккуратно и грамотно она заполнена, зависит ваше право на получение пенсионного удостоверения, а также сам размер пенсии. О том, как правильно ее оформить, в том числе и в первый раз, расскажем в данной статье. Кроме того, мы расскажем об ответственности работодателя за нарушения в заполнении этого документа.

Как правильно заполнить документ?

Вне зависимости от того, где работает сотрудник, в государственном учреждении или у индивидуального предпринимателя, он обязан иметь собственную трудовую книжку. В обоих случаях правила ее заполнения будут идентичными. Рассмотрим некоторые из них:

  • Все записи производятся в письменный форме;
  • Книжка ведется исключительно на русском языке;
  • Не допускается использование сокращений;
  • В документе не должно быть пропущенных срок;
  • Каждая новая строка должна иметь свой порядковый номер;
  • Фамилия, имя и отчество сотрудника заполняются в соответствии с информацией, указанной в его паспорте;
  • Даты вписываются только арабскими цифрами, причем число и месяц – двузначными, а год – четырехзначными;
  • Специальность указывается в именительном падеже;
  • Книга должна иметь подписи работодателя и работника.

Каждый документ имеет свои серию и номер, которые представляют собой способ защиты трудовой от подделки. Обязанности по заполнению книжек могут возлагаться как на самого работодателя, так и на сотрудника кадрового отдела. Они должны вести трудовые всех наемных работников, числящихся в компании. Пока оригинал документа хранится на предприятии, сотрудник не может получить его на руки. Если он был утрачен или испорчен, его владелец имеет право потребовать от работодателя выдачи нового бланка.

Что касается ошибок, допущенных при заполнении тружовой книжки, работодатель имеет право на их исправление. Однако вносить корректировки следует по определенным правилам. Сразу после испорченной записи, в следующей графе ставится дата внесения изменений и делается пометка «Запись считать недействительной». Зачеркивать ошибочные сведения ни в коем случае нельзя. Однако эти особенности касаются лишь внутреннего содержания трудовой. Если неточность была допущена на титульном листе, то исправить его уже не получится. Данный документ будет считаться недействительным.

Для того чтобы не допускать неточностей, сотрудник отдела кадров должен внимательно проверить заполненный бланк и только после этого поставить на нем свою подпись. Работник, в свою очередь, тоже имеет право присутствовать при оформлении трудовой. Он должен поставить свою подпись лишь после проверки подлинности всех внесенных сведений.

Порядок оформления в фото

Титульный лист:

Страница с поощрениями:

Восстановление в должности:

Запись об увольнении:

Прекращение договора в связи со смертью:

Исправление ошибочной записи:

Оформление вкладыша:

Какие сведения указываются?

Как известно, трудовая книжка содержит юридически достоверную информацию об общем, непрерывном и специальном стаже работника. Однако не все работодатели знают, что именно следует указать в данном документе. Итак, в книге могут быть отражены:

  • Сведения о приеме сотрудника на работу;
  • Записи о переводе на другую должность;
  • Изменение паспортных данных сотрудника;
  • Данные об образовании работника;
  • Информация о прохождение военной службы, в том числе о службе в армии по контракту;
  • Сведения о повышении квалификации или профессиональной переподготовки;
  • Записи об увольнении.
Все записи в трудовой книге должны иметь документальное подтверждение. Это значит, что сведения о трудовой деятельности сотрудника записываются на основании соответствующих приказов и распоряжений. Более того, оставляя запись об увольнении, работодатель должен заранее выбрать пункт федерального закона, на который он будет ссылаться. Так, при прекращении трудового договора, необходимо оставить ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. Если сотрудник был уволен по решению суда, этот факт тоже нужно указать в документе.

Как оформить данные о сотруднике?

Оформление трудовой книжки подразумевает заполнение граф, которые касаются информации о ее владельце. Она представляет собой сложный по структуре и содержанию многостраничный документ. Как правило, трудовая книжка состоит из трех разделов:

  • Сведения о работнике;
  • Информация о трудовой деятельности;
  • Записи о поощрении сотрудника за успехи в труде.

Паспортные данные сотрудника указываются исключительно на титульном листе. Это главная страница документа, которая заполняется на основании документов, предоставленных сотрудником при первом трудоустройстве. Зачастую заполнение именно этой части книги может вызвать множество вопросов и стать причиной помарок. Обычно титульная страница содержит:

  • ФИО сотрудника;
  • Дату рождения;
  • Уровень образования (высшее, среднее профессиональное и т.д.);
  • Профессию и специальность;
  • Дату заполнения страницы;
  • Подпись владельца трудовой книжки;
  • Подпись сотрудника отдела кадров;
  • Круглая или гербовая печать организации.
Информация о сотруднике выписывается исключительно из его личных документов. Например, имя и дата рождения должны полностью совпадать со сведениями, указанными в паспорте работника. Пункт «Образование», в свою очередь, заполняется на основе данных из диплома, аттестата или сертификата о прослушанных курсах. Чтобы правильно указать специальность владельца трудовой книжки, дословно выпишите ее из свидетельства об образовании.

Инструкция по внесению записей

Помимо титульной страницы, трудовая книжка имеет несколько вкладышей с разделами. Один из них – лист, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Он носит название «Сведения о работе». Чтобы правильно оформить эту часть книжки, необходимо руководствоваться следующей инструкцией:

  1. Поставьте на нужную страницу печать организации.
  2. В первой графе введите порядковый номер записи;
  3. Во второй графе укажите дату внесения записи;
  4. В следующей графе внесите запись о приеме на работу, увольнении, переводе, сокращении или другие сведения о положении сотрудника;
  5. В последней графе поставьте название документа, на основании которого производилась запись.

Как правило, записи о награждении сотрудника делаются по вышеперечисленным правилам. Отличается только третья графа — в нее и нужно внести информацию о мере поощрения. По желанию сотрудника в трудовую можно внести информацию о работе по совместительству. Например, если он заключил дополнительный договор с другой компанией и выполняет там свои обязанности в свободное от основной работы время. Но на практике такая ситуация встречается довольно редко.

Записи о приеме на работу, переводе на другое место работы, а также поощрениях сотрудника должны вноситься в трудовую книжку в течение недели со дня вынесения соответствующего приказа или распоряжения. Исключение – сведения о расторжении трудового договора. Согласно действующему законодательству, такие записи необходимо делать в день увольнения работника.

Неправильное оформление и ведение документа

Поскольку трудовая книжка является официальным документом, за ее неправильное оформление предусмотрено соответствующее наказание. В данном случае материальную ответственность несет исключительно организация. Так, при внесении в документ неверных записей, работодатель обязан выплатить ее владельцу компенсацию в размере среднего заработка. Сотрудник имеет право потребовать компенсацию от работодателя как в добровольном порядке, так и через обращение в судебные инстанции.

Сотрудника отдела кадров или главного бухгалтера, отвечающих за ведение трудовых книжек, также можно привлечь к ответственности, но уже дисциплинарной. В качестве взыскания работодатель может применить такие наказания, как замечание, выговор или увольнение. Мера пресечения обычно зависит от тяжести совершенного поступка и обстоятельств, повлиявших на ситуацию в целом. Сразу уволить сотрудника не должны – этот способ наказания применяется только при неоднократном нарушении трудового договора.

Об автореВсе статьи
Александр Беспалов

Александр Беспалов

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.


Top