Москва: +7 (499) 703-35-33 доб. 114

Санкт-петербург: +7 (499) 309-52-81 доб. 661

Как составить заявления на копию трудовой книжки?

Трудовая книжка – бланк строгой отчетности, который несет в себе информацию о трудовой деятельности человека. Его главное назначение – фиксировать трудовую деятельность работника для оформления будущих пенсионных выплат. Также этот документ может пригодиться, например, для подтверждения занятости при выдаче банковского кредита или при подаче заявления на загранпаспорт.

Далеко не всегда у работников есть возможность предъявить оригинал книжки. Почти во всех случаях для подтверждения стажа необходима ее копия. В данной статье мы расскажем, в каких случаях ее нужно сделать, а также рассмотрим порядок составления и подачи заявления на ее выдачу. Кроме того, дадим несколько советов, как вести себя при отказе работодателя в предоставлении дубликата.

Основания для получения

Сведения о периодах работы могут понадобиться каждому человеку в совершенно разных ситуациях. Вы можете подтвердить их с помощью вашей трудовой книжки. Как правило, данный документ находится у работодателя, поэтому часто приходится делать его ксерокопию. Так, дубликат трудовой книжки может пригодиться в следующих случаях:

  • Для оформления пенсии в ПФР;
  • При получении визы для поездки в другую страну;
  • Для оформления загранпаспорта;
  • Чтобы составить резюме;
  • Для получения кредитных займов;
  • В случае утери документа;
  • Для усыновления ребенка.

Этот список ситуаций, конечно, далеко не исчерпывающий. Обычно копию требуют в различных государственных учреждениях или крупных финансовых организациях. Более того, она может быть востребована при втором трудоустройстве, например, для работы по совместительству.

После заключения трудового договора оригинал книжки должен находиться в отделе кадров. Получить доступ к документу можно лишь после увольнения с основного места работы, поэтому имеет смыл требовать от работодателя его копию. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки? В первую очередь копируется разворот с личными данными сотрудника, и только потом остальные разделы. Копии каждой страницы должны быть выполнены на отдельном листе и пронумерованы в соответствующем порядке.

Как получить дубликат?

Получить необходимое количество копий трудовой книжки довольно просто. Обращаться с данной просьбой следует непосредственно к своему руководителю, либо к уполномоченным лицам компании – сотруднику кадрового отдела, секретарю или главному бухгалтеру. Для этого необходимо придерживаться следующей инструкции:

  • Составить заявление и подать его руководителю компании;
  • Получить приказ о выдаче копии;
  • Написать в правом верхнем углу титульного листа фразу «Дубликат»;
  • Поставить дату выдачи копии;
  • Заверить подписями владельца и уполномоченного сотрудника кадрового отдела.

Выдать копию бланка работнику должны не позднее 3 дней с момента подачи заявления. Она должна быть заверена такими записями, как «Копия верна». Кроме того, ее нужно заверить официальной печатью организации. Такой штамп должен находиться на подписи, а также затрагивать часть текста. К тому же, на последней странице дубликата необходимо внести запись «работает по настоящее время». Это нужно для того, чтобы подтвердить факт работы в данной организации. Обратите внимание, что заверенная копия трудовой имеет строго ограниченный период действия. Так, вы можете распоряжаться ее дубликатом лишь в течение месяца после выдачи документа.

Иногда от сотрудника требуют лишь определенные сведения из трудовой книжки, например, данные, касающиеся определенного периода стажа. В этом случает разумнее сделать выписку из документа, то есть, сделать ксерокопии титульной страницы и той, которая нужна владельцу в конкретной ситуации.

Правила составления обращения

Для получения копии необходимо составить письменное заявление о выдаче копии трудовой книжки на имя работодателя. Именно это обращение и станет основанием для ваших дальнейших действий. Специальной формы составления подобных документов не существует, но к их оформлению предъявляют несколько важных требований. Итак, заявление должно содержать следующую информацию:

  • Сведения об организации, в которой работает человек;
  • ФИО и должность заявителя;
  • Просьбу о выдаче копии;
  • Дату составления;
  • Подпись сотрудника.
Помимо вышеперечисленных условий, сотрудник может указать причину, по которой ему понадобилась ксерокопия трудовой. Например, он хочет устроиться на работу по совместительству в другом предприятии. Нужно помнить, что при отсутствии уважительных оснований работодатель все равно не имеет права отказать своему подчиненному.

Образец

Что делать при отказе?

Если организация по какой-либо причине отказывает вам в предоставлении  дубликата трудовой книжки, ее руководитель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с  п. 5.27 КоАП РФ. За подобные нарушения ему грозит штраф до 50 тысяч рублей. К тому же, по требованию подчиненного, суд может взыскать с него и компенсацию морального вреда.

Более того, каких-либо ограничений на выдачу дубликатов трудовой книжки не предусмотрено. В том случае, если вы все же попали в подобную ситуацию, необходимо пожаловаться на начальника в соответствующие инстанции. Сделать это можно несколькими способами: подать претензию непосредственно руководителю организации, обратиться в государственную инспекцию труда или составить исковое заявление в суд.

Об автореВсе статьи
Александр Беспалов

Александр Беспалов

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.


Top